Fișa unui produs ține tot ce cere o factură electronică: preț fără TVA sau cu TVA inclus, cota, unitatea de măsură, valuta, codul CPV și codul NC. Stocul nu se tastează — se calculează din facturile emise, din facturile primite prin SPV și din ajustările tale. Iar produsele compuse își consumă singure materiile prime, pe bază de rețetă.
Produse importate din facturile furnizorilor · Coduri CPV și NC trimise în XML-ul ANAF · Produse compuse cu rețetă și comandă de producție
Fiecare produs introdus prost se multiplică: pe fiecare factură pe care apare, în fiecare raport în care intră, la fiecare inventar la care nu se potrivește.
Fiecare persoană care facturează îl tastează cum îi vine, cu altă unitate de măsură și altă cotă. Din trei rânduri diferite în nomenclator nu iese niciun raport corect — nici de vânzări, nici de stoc.
Intrările sunt pe facturile furnizorilor, ieșirile pe facturile tale, iar situația la zi există într-un Excel actualizat când își aduce cineva aminte. Vinzi ce nu ai sau ții pe raft ce nu se mișcă.
Pentru facturile către instituții publice, codul CPV e obligatoriu pe fiecare linie. Dacă nu stă în fișa produsului, cineva îl caută manual la fiecare emitere — sau uită, și factura se întoarce.
Prețul de achiziție a fost introdus o dată, acum două creșteri de preț. Diferența dintre cât crezi că câștigi și cât câștigi de fapt se vede abia la bilanț.
Nu îți cerem să populezi un catalog gol înainte să poți factura. Începi cu produsele care intră oricum în firmă, pe facturile furnizorilor.
Îl adaugi din formular — denumire, SKU, imagine, preț, cotă de TVA, unitate de măsură — sau îl lași să vină singur din liniile unei facturi primite prin SPV, cu prețul de achiziție deja completat. SKU-ul e unic pe firmă, așa că un cod deja folosit e semnalat pe loc.
Pe linia de factură, proformă sau chitanță alegi produsul: denumirea, prețul, cota de TVA și unitatea de măsură vin din fișa lui. Codurile CPV și NC intră automat în XML-ul trimis la ANAF, atunci când tipul bunului le cere.
Fiecare document mișcă stocul în direcția lui: factura emisă scoate, factura primită și legată de produs bagă, ajustarea manuală corectează. Când cantitatea scade sub pragul minim pe care l-ai pus, produsul apare în alertele de reaprovizionare.
Nomenclatorul e locul unde se decide o singură dată ce apare pe sute de facturi. Aici e tot ce poate să decidă.
Un catalog cu denumire și preț te lasă tot să completezi manual restul, pe fiecare factură.
Denumire, SKU unic pe firmă, imagine, preț de vânzare, cotă de TVA, valută, unitate de măsură, preț de achiziție cu valuta lui, stoc și coduri de facturare electronică — într-un singur loc, legat de fiecare linie pe care apare produsul.
Vinzi cu preț de raft rotund, dar programul cere prețul net — și îl calculezi de mână, cu rotunjiri care nu se potrivesc niciodată.
Completezi câmpul care ți-e comod: prețul fără TVA sau prețul cu TVA inclus. Celălalt se recalculează automat, pe cota aleasă — 21%, 19%, 9%, 5% sau 0%. Prețul de vânzare poate fi în RON, EUR sau USD.
Un stoc introdus manual e corect exact în ziua în care a fost introdus. De a doua zi e o presupunere.
Stocul nu e o cifră fixă memorată, ci rezultatul a trei surse: ieșirile de pe facturile emise, intrările de pe facturile primite prin SPV și legate de produs, și ajustările manuale — inventar, retur, stoc inițial. Ai istoric complet de mișcări, cu sold pe perioadă și stoc curent calculat din tot istoricul.
Afli că s-a terminat un produs în momentul în care ți-l cere un client.
Pui pe fiecare produs o cantitate minimă și o cantitate optimă. Sub minim, produsul intră în alertele de reaprovizionare; cantitatea optimă îți spune cu cât să completezi, nu doar că trebuie să completezi.
Codurile de nomenclator se caută în liste oficiale de mii de poziții, la fiecare emitere, de către omul care facturează.
Codul CPV și codul NC (Nomenclatura Combinată) stau în fișa produsului, cu autocompletare din nomenclatoarele oficiale. De acolo intră singure în XML-ul trimis la ANAF prin SPV, atunci când tipul bunului le cere — la fel și unitatea de măsură, preluată automat pe linia de factură.
Denumirile, cantitățile, unitățile de măsură și prețurile de achiziție există deja, structurate, în XML-ul facturii primite. Și totuși sunt retastate.
Liniile facturilor primite prin SPV se transformă direct în produse noi sau se leagă de produse existente. Decizia — legat, creat sau ignorat — se reține per furnizor și se aplică singură la facturile viitoare de la același furnizor. Vezi cum funcționează importul.
Facturile furnizorilor sunt pline de linii de transport, ambalaj, discount și rotunjiri, care umplu catalogul de rânduri fără sens.
Liniile care probabil nu sunt produse reale sunt detectate automat și excluse implicit din selecția în masă. În plus ai raport de conversie configurabil — furnizorul îți facturează cutii de 10 bucăți, tu ții stocul pe bucată — și actualizare în masă a prețului de achiziție cu ultimul preț de pe factură.
Un produs șters rupe legăturile din facturile deja emise și din rapoartele care se sprijină pe ele.
Dacă produsul e folosit — pe servicii de client, ca ingredient într-o rețetă, în comenzi de producție sau în mișcări de stoc — ștergerea e blocată, iar aplicația îți explică exact ce îl ține. Alternativa sigură e dezactivarea: produsul iese din listele de facturare, dar istoricul facturilor deja emise rămâne intact.
Lista completă a câmpurilor din nomenclator și rolul fiecăruia pe factură, în stoc sau în XML-ul trimis la ANAF.
| Câmp | La ce folosește | Valori |
|---|---|---|
| Denumire | Textul care apare pe linia de factură, proformă sau chitanță. | Text liber |
| SKU | Codul intern al produsului, unic pe firmă. Un cod deja folosit e semnalat imediat. | Cod unic |
| Imagine | Se încarcă din formular, se redimensionează automat și se vede mărită din listă. | Fișier imagine |
| Preț de vânzare | Se introduce fără TVA sau cu TVA inclus; celălalt câmp se recalculează singur. | RON · EUR · USD |
| Cotă de TVA | Memorată pe produs și preluată automat pe linia de factură. | 21% · 19% · 9% · 5% · 0% |
| Preț de achiziție | Opțional, cu valuta lui. Bază pentru marjă și pentru valorizarea stocului. | RON · EUR · USD |
| Unitate de măsură | Preluată automat pe linia de factură și în documentul XML trimis la ANAF. | Din lista standard |
| Cod CPV | Cerut pe liniile facturilor către instituții publice. Autocompletare din nomenclatorul oficial. | Cod CPV |
| Cod NC | Nomenclatura Combinată, pentru bunurile care îl cer. Autocompletare din nomenclatorul oficial. | Cod NC |
| Scade din stoc | Comutator per produs, pentru cele la care mișcarea de stoc chiar contează. | Da · Nu |
| Cantitate minimă | Pragul sub care produsul intră în alertele de reaprovizionare. | Cantitate |
| Cantitate optimă | Nivelul până la care merită completat stocul la reaprovizionare. | Cantitate |
| Rețetă | Transformă produsul în produs compus: alte produse din nomenclator, cu cantitățile lor. | Listă de componente |
| Activ / Inactiv | Scoate produsul din listele de facturare fără să-i ștergi istoricul. | Activ · Inactiv |
Firmele neplătitoare de TVA nu văd deloc câmpurile de TVA — nomenclatorul se adaptează automat statutului fiscal al firmei.
Un produs compus este un produs definit printr-o rețetă: alte produse din nomenclator, cu cantitățile lor. Din listă, un singur click transformă rețeta într-o comandă de producție — materiile prime se consumă automat din stoc, produsul finit intră în stoc, iar rapoartele de consum și de predare se generează singure.
Nu mai ții două evidențe, una pentru materiale și una pentru ce vinzi. Ține una singură, iar producția face legătura între ele.
Aproape orice program de facturare are o listă de produse. Diferența e de unde vin datele din ea și cine le ține la zi.
| Criteriu | Nomenclator ținut manual | Produse în eFactura DocuHelp |
|---|---|---|
| De unde vin produsele | Le tastează cineva, articol cu articol, înainte de prima factură | Din liniile facturilor primite prin SPV, confirmate o singură dată per furnizor |
| Prețul de achiziție | Introdus o dată și îmbătrânit tăcut, cu fiecare scumpire a furnizorului | Actualizat din ultima factură primită, inclusiv în masă, pe mai multe produse odată |
| Stocul | Un număr memorat, corectat periodic după inventar | Calculat din facturi emise, intrări legate din SPV și ajustări manuale, cu istoric complet |
| Coduri CPV și NC | Căutate în liste oficiale și completate pe fiecare factură | Memorate în fișa produsului, trimise automat în XML-ul de la ANAF |
| Preț cu TVA inclus | Calculat de mână, cu diferențe de rotunjire pe totalul facturii | Introduci net sau brut, celălalt câmp se completează singur pe cota produsului |
| Produse compuse | Ținute separat, într-un fișier de rețete pe care nu-l vede stocul | Rețetă în nomenclator, comandă de producție dintr-un click, consum automat |
| Ștergerea unui produs folosit | Se șterge și rupe legăturile din documentele deja emise | Blocată, cu explicația exactă a ce îl ține, și dezactivare ca alternativă sigură |
În ordinea în care apar, de obicei, în discuția de dinaintea deciziei.
În douăzeci de minute luăm o factură primită de tine prin SPV și îți arătăm ce produse, ce unități de măsură și ce prețuri de achiziție ies din ea — și cum arată aceleași produse pe factura pe care o emiți mâine. Fără să tastezi nimic.
Fără obligații · Fără instalare · Răspundem în aceeași zi lucrătoare